PROSEDUR PENGARSIPAN DIGITAL SURAT TANDA SETORAN (STS) PADA DIVISI BENDAHARA & PENERIMAAN DI KANTOR SAMSAT PANDEGLANG

Abstract

Surat Tanda Setoran (STS) adalah dokumen yang digunakan oleh bendahara penerimaan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), termasuk Kantor SAMSAT Pandeglang, sebagai bukti transaksi penyetoran dan sebagai bukti penerimaan Kas Daerah. Tujuan dari kajian ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses pengarsipan digital STS di Divisi Bendahara dan Penerimaan Kantor SAMSAT Pandeglang, bagaimana STS diverifikasi dengan Buku Kas Umum (BKU), dan masalah apa pun yang terjadi selama pelaksanaannya. Observasi langsung dan praktik kerja lapangan (magang) di Divisi Bendahara dan Penerimaan Kantor SAMSAT Pandeglang digunakan sebagai metode pengumpulan data. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa proses pengarsipan digital STS dimulai dengan verifikasi kesesuaian nominal dan nomor surat antara STS dan BKU, kemudian dokumen dipindai dan disimpan secara elektronik ke dalam Sistem Arsip Digital SAMSAT Banten. Selama pelaksanaan, ditemukan beberapa kendala, di antaranya pengiriman dokumen STS yang tidak menentu dan menumpuk dari gerai Kadumerak dan Mall Pelayanan Publik (MPP) Pandeglang, gangguan jaringan internet saat proses unggah, keterbatasan jumlah dan spesifikasi perangkat keras, serta kondisi fisik STS yang terkadang kurang baik sehingga memengaruhi hasil pindai. Beberapa solusi yang diusulkan meliputi peningkatan infrastruktur jaringan dan penambahan perangkat keras, penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengiriman fisik STS secara berkala dari gerai-gerai luar UPT Induk, serta penambahan petugas piket pada periode volume transaksi tinggi. Dengan diterapkannya solusi tersebut, proses pengarsipan digital STS pada Divisi Bendahara dan Penerimaan Kantor SAMSAT Pandeglang diharapkan dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan akurat.