PELAKSANAAN ADMINISTRASI INVOICE DAN PENCATATAN PEMBAYARAN DI DIVISI KEUANGAN PADA PT ZALVA BUANA SAMUDRA

Abstract

Pengelolaan administrasi keuangan yang tertib menjadi salah satu faktor penting dalam mendukung kelancaran aktivitas operasional perusahaan, terutama pada proses pengelolaan invoice dan pencatatan pembayaran. Kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan administrasi invoice dan pencatatan pembayaran pada Divisi Keuangan PT Zalva Buana Samudra sekaligus mengidentifikasi kendala yang muncul dalam pelaksanaannya. Pendekatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif melalui observasi langsung, praktik kerja, dan dokumentasi selama kegiatan magang. Aktivitas yang dilakukan meliputi penyusunan dan pemeriksaan invoice, penginputan transaksi bulanan, pencatatan penerimaan dan pengeluaran, serta membantu pengelolaan dokumen administrasi perpajakan. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa proses administrasi keuangan telah dilaksanakan secara rutin, namun masih ditemukan beberapa hambatan berupa keterlambatan pembayaran invoice, ketidaksesuaian data antarbagian, dan belum lengkapnya dokumen pendukung. Kondisi tersebut dapat memperlambat proses verifikasi, rekonsiliasi, dan pembayaran. Upaya perbaikan yang dapat diterapkan meliputi penggunaan pengingat jatuh tempo pembayaran, penyeragaman format pencatatan disertai rekonsiliasi secara berkala, serta penerapan daftar periksa dokumen sebelum invoice diproses. Penerapan langkah tersebut diharapkan mampu meningkatkan ketepatan, efektivitas, dan efisiensi administrasi invoice serta mendukung pengelolaan arus kas perusahaan yang lebih baik.